Trung tâm Học liệu - Đại học Thái Nguyên

1. Khuyến khích cán bộ nghỉ giải lao

Ngay cả khi không có tiền, chúng ta vẫn có thể tiến hành hoạt động này. Đó là khuyến khích cán bộ viên chức nghỉ giải lao đều đặn giữa những lúc làm việc. Chúng ta khuyến khích nhân viên cứ sau 90 phút làm việc nên dành thời gian để nghỉ ngơi thay vì chỉ nghỉ ngơi vào bữa trưa. Một nghiên cứu cho thấy cứ 90 phút làm việc lại nghỉ một lần giúp tăng 50% khả năng tư duy sáng tạo và 46% sức khỏe. Hình thức nghỉ giải lao có thể là đi bộ, đánh răng, hoặc đơn giản là trò chuyện với đồng nghiệp sẽ làm giảm căng thẳng và tăng hiệu quả công việc. Mặc dù hoạt động này có thể gây khó khăn cho lịch làm việc dày đặc đã được lập trình từ trước, nó vẫn là một cách thức hiệu quả, không tốn một xu nhằm giúp tăng cường chất lượng dịch vụ, giảm bớt sự phàn nàn của người dùng tin và các vấn đề khác liên quan tới sự mệt mỏi của cán bộ thư viện.

2. Khuyến khích cán bộ vận động

Hỗ trợ cán bộ trong việc áp dụng lối sống khỏe mạnh, có lợi cho sức khỏe như biến thời gian ăn trưa thành một buổi tập thể dục nhẹ, thực hiện các hoạt động nhóm, hoặc nêu gương các cán bộ đi bộ đến cơ quan hoặc đi làm bằng xe đạp. Việc này không chỉ có lợi cho từng cán bộ mà còn góp phần làm lợi cho thư viện và biến việc chăm sóc sức khỏe không chỉ là việc riêng của mỗi cá nhân mà còn là trách nhiệm của cả tập thể, từ đó tạo sự gắn kết hơn giữa các cán bộ với nhau và giữa cán bộ với thư viện.

3. Khuyến khích nhân viên tránh xa công việc khi không làm việc

Khuyến khích nhân viên có lối sống cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách đặt ra các giới hạn. Đảm bảo rằng cán bộ không phải mang việc về nhà làm và hạn chế gửi email muộn vào buổi tối và ban đêm. Không tổ chức các cuộc họp,thảo luận … ngoài giờ làm việc. Nếu muốn cán bộ thư viện làm việc tốt, cần tạo cho họ khoảng thời gian có chất lượng ngoài giờ hành chính.

4. Kịp thời đánh giá và ghi nhận các hoạt động của cán bộ

Rất nhiều nghiên cứu cho thấy, có hai thứ mà mọi người thích hơn cả tiền, đó là sự ghi nhận và sự khen ngợi. Nhiều khi chúng ta đánh giá thấp sức mạnh của sự ghi nhận và khen ngợi. Hành động đơn giản, không tốn kém này lại rất hiệu quả. Khi ghi nhận hay khen ngợi một cán bộ, hãy nêu họ tên đầy đủ của cán bộ đó, các thông tin chi tiết về việc họ đã làm và được ghi nhận và đóng góp của những việc đó với thư viện. Sự đóng góp này rất quan trọng bởi nó không chỉ phản ánh hành động của một cá nhân mà nó thể hiện, góp phần hiện thực hóa tầm nhìn, tư duy hoạt động của một cơ quan TTTV.  Cần chú ý tới tính cách của từng cá nhân khi khen ngợi họ, như không nên khen ngợi trước đám đông một nhân viên hay e dè, nhút nhát mà thay vào đó, hãy gửi thư, email cho họ và thông báo cho một nhóm nhỏ qua email về thành tích họ đạt được.

5. Lãnh đạo luôn phản hồi kịp thời cho cán bộ viên chức

Lãnh đạo thư viện (bao gồm cả ban giám đốc và các lãnh đạo phòng, ban, trưởng các nhóm, đội công tác) cần phân công công việc phù hợp với cán bộ, nói đi đôi với làm và hướng dẫn cán bộ nâng cao hiệu quả công việc. Để đạt được các mục tiêu trên, lãnh đạo và cán bộ cần giao tiếp một cách hiệu quả. Lãnh đạo cần quan tâm tới hoạt động, sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên, kịp thời đưa ra các phản hồi, nhận xét về thành công, thành tích, hiệu quả, chất lượng công việc của cán bộ. Từ đó, lãnh đạo sẽ có nhiều cơ hội được nghe phản hồi, góp ý, tham mưu từ cán bộ của mình.

6. Luôn có sự đối thoại giữa lãnh đạo và cán bộ thư viện

Lãnh đạo thư viện cần thường xuyên trao đổi, đối thoại với nhân viên, đặc biệt là các nhân viên cốt cán, có kinh nghiệm về các vấn đề của cơ quan và cá nhân họ. Các vấn đề nên tập trung thảo luận là:

• Những phản hồi nào về công việc của mình anh / chị muốn nghe mà chưa được nghe?
• Các cơ hội phát triển cá nhân và nghề nghiệp nào anh / chị muốn mà chưa có?
• Cần linh hoạt như thế nào để anh / chị cân bằng giữa công việc và cuộc sống?
• Anh / chị có tài năng, kỹ năng hay sở thích nào chưa được phát huy/ sử dụng trong thư viện?
• Anh / chị cảm thấy như thế nào khi hoàn thành công việc và khi làm việc ở đây?
• Nếu được thay đổi một thứ gì đó ở thư viện hay trong công việc, anh / chị sẽ thay đổi cái gì?

Việc đối thoại thẳng thắn và thường xuyên với cán bộ thư viện, đặc biệt là các vấn đề trên sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng giao tiếp với cán bộ nhằm đánh giá các hoạt động, tăng cường chất lượng và cải tiến quy trình làm việc của đơn vị mình.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Adeyoyin, S.O.; Imam, A. & Bello, T. O. (2012). Management of change in the 21st century libraries and information centres. Library Philosophy and Practice (e-journal). Retrieved on 7th November 2015 from http://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/695

Drewes, K. & Hoffman, N. (2010). Academic embedded librarianship: an introduction. Retrieved from http://www.lib.umd.edu/binaries/content/assets/public/architecturelibrary/embedded-librarian.pdf

Gichohi, P. M. (2015). The strategic management practices in academic libraries in Kenya: the case of USIU library. Library Philosophy and Practice (e-journal). Retrieved on 3rd November 2015 at http://digitalcommons.unl.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=3222&context=libphilprac

Oyler, P. G. (2013). Xu hướng phát triển của thư viện đại học và thư viện chuyên ngành. Bài giảng tại tọa đàm “Xu  hướng phát triển của thư viện đại học, thư viện công cộng tại Hoa Kỳ: gợi mở cho Việt Nam”, tổ chức tại Thái Nguyên, năm 2013.

Sivakumar, B. & Dominic, J. (2013). Application of total quality management in academic libraries. International Journal of Information Dissemination and Technology, 3(3), 192-197.

Shumaker, D. & Talley, M. (2009). Models of embedded librarianship: final report . Retrieved from http://hq.sla.org/pdfs/embeddedlibrarianshipfinalrptrev.pdf

Trường Đại học Nông lâm TP. Hồ Chí Minh. (2013). Các câu hỏi liên quan đến hệ thống quản lý chát lượng ISO. Truy cập ngày 21 tháng 10 năm 2015 tai http://kdcl.hcmuaf.edu.vn/kdcl-10019-1/vn/cac-cau-hoi-lien-quan-den-he-thong-quan-ly-chat-luong-iso.html

Weibel, K. (2013). Thư viện công cộng Hoa Kỳ hỗ trợ hoạt động phát minh, đổi mới công nghệ & tương lai của thư viện công cộng Hoa Kỳ. Bài giảng tại tọa đàm “Xu  hướng phát triển của thư viện đại học, thư viện công cộng tại Hoa Kỳ: gợi mở cho Việt Nam”, tổ chức tại Thái Nguyên, năm 2013.

Minh Huệ -Thanh Hòa

P. Công tác nghiệp vụ - Trung tâm Học liệu Thái Nguyên

 (Trích từ bài viết trong Kỷ yếu hội thảo “Thư viện các trường cao đẳng đại học 2011-2015)