Tập thể phòng với phần lớn là cán bộ trẻ chưa có kinh nghiệm công tác, đặc biệt là kinh nghiệm làm việc trong thư viện hiện đại. Khi được các nhà thầu tiến hành bàn giao tòa nhà với khối lượng công việc lớn như: Tiếp nhận, vận hành hệ thống máy móc thiết bị, cơ sở vật chất đưa vào hoạt động, điều phối khâu nối hoạt động của các phòng, bộ phận chuyên môn; phối hợp và tổ chức các hoạt động như Lễ khánh thành và mở cửa Trung tâm chính thức đi vào phục vụ bạn đọc, các hội thảo, lớp tập huấn … bên cạnh các hoạt động chuyên môn của phòng vẫn phải được đảm bảo về công tác hành chính, tổ chức nhân sự, tài chính kế toán, vận hành hệ thống máy tính, máy chủ, mạng; triển khai và phát triển các dự án trong và ngoài nước…. Nhưng với sự nhiệt tình, năng động của tuổi trẻ, không ngại khó bên cạnh luôn là sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình, tỉ mỉ của Ban Giám đốc tập thể cán bộ Phòng đã hoàn thành tốt các công việc, vượt qua những khó khăn bước đầu và đưa các hoạt động dần đi vào ổn định, nề nếp.

Cán bộ phòng Hành chính - Tài vụ

Ngày 18/8/2010 Giám đốc ĐHTN có Quyết định số 1079/QĐ- ĐHTN về việc thành lập 04 phòng chức năng thuộc TTHL là: Phòng Hành chính- Tài vụ, Phòng Công nghệ thông tin, Phòng Công tác nghiệp vụ, Phòng Quản lý dự án đánh dấu mốc quan trọng trong tổ chức và phân công nhiệm vụ. Phòng Hành chính- Tài vụ với 17 cán bộ, nhân viên (trong đó có 09 nhân viên bảo vệ, vệ sinh); về trình độ có 02 Thạc sĩ, 04 cử nhân và 11 nhân viên có trình độ khác.

Đến nay sau 10 năm hoạt động số lượng cán bộ của phòng là 18 (trong đó số lượng nhân viên bảo vệ, vệ sinh vẫn ổn định 09 người) với 04 Thạc sĩ, 03 cử nhân,11 nhân viên có trình độ khác trong đó có 03 người đang theo học Cử nhân ngành Luật. Cơ cấu tổ chức gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 01 Kế toán trưởng và 15 cán bộ, nhân viên. Với sự đoàn kết, nhất trí, năng lực chuyên môn tốt và sự tận tâm với công việc trong suốt những năm qua những mặt công tác của phòng luôn được hoàn thành xuất sắc, được nhà tài trợ, đối tác, bạn đọc, cấp trên ghi nhận và đánh giá cao thể hiện ở: Hệ thống máy móc thiết bị luôn được vận hành, duy tu bảo dưỡng tốt, sử dụng hợp lý, tiết kiệm; đã tham mưu và triển khai nâng cấp, bố trí lại hệ thống hợp lý hơn với nhu cầu và khả năng của Trung tâm như hệ thống sân vườn, phòng ốc, hệ thống điều hòa, quạt, thông gió, nâng cấp phòng hội trường, giá sách…công tác tài chính được đảm bảo đúng quy định, an toàn, đặc biệt tiết kiệm chi và tận dụng phát huy tối đa các nguồn thu đảm bảo tài chính cho việc bổ sung, phát triển bộ sưu tập, đầu tư sửa chữa thêm hệ thống thiết bị máy móc; duy trì thu nhập tăng thêm cho người lao động; chế độ chính sách cho người lao động luôn được quan tâm đảm bảo; thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước; công tác hành chính văn thư đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời; công tác tổ chức cán bộ thực hiện tốt giúp Ban Giám đốc quản lý người lao động, quy hoạch cán bộ quản lý từ đó định hướng phấn đấu và hoàn chỉnh kiến thức, kĩ năng cho cán bộ viên chức….Bên cạnh đó Phòng Hành chính- Tài vụ đã làm tốt vai trò là đầu mối khâu nối, điều phối hoạt động của các Phòng, Bộ phận trong Trung tâm; phối hợp triển khai hiệu quả các dự án trong và ngoài nước; đặc biệt phòng đã chủ động bố trí, sắp xếp lại hệ thống phòng ốc, tìm kiếm đối tác, phối hợp tổ chức sự kiện, thiết lập văn phòng đem lại nguồn thu trung bình 500 triệu/năm cho Trung tâm.

Trải qua 10 năm ra đời, phát triển của Trung tâm Học liệu, Phòng Hành chính- Tài vụ đã khẳng định được vai trò của một Bộ phận có đóng góp quan trọng cho sự phát triển của Trung tâm. Tiếp tục những thành tích đó trong thời gian tới tập thể Phòng sẽ luôn phấn đấu, nỗ lực hoàn thành xuất sắc mọi chức năng nhiệm vụ; tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc góp phần xây dựng phát triển Trung tâm trong giai đoạn mới.

Phòng Hành chính - Tài vụ có nhiệm vụ thực hiện công tác quản trị tài chính, kế toán; tổ chức cán bộ; tổ chức sự kiện; công tác hành chính văn thư; vận hành, quản lý cơ sở vật chất và bảo vệ cảnh quan môi trường đơn vị. 

Thu Huyền - Phó Trưởng phòng Hành chính - Tài vụ