Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, kho thường được tổ chức theo 2 hình thức: kho đóng và kho mở. Mỗi loại có những ưu nhược điểm riêng, nhưng xu hướng hiện nay cho thấy, các thư viện đang hướng tới hình thức tổ chức kho mở

Tổ chức kho đóng:

• Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống tài liệu mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư. Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu
• Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, rất thịnh vượng ở các thế kỷ trước, thường được tổ chức ở các loại hình thư viện khác nhau, đến nay kho đóng  vẫn rất thịnh vượng ở nhiều nước trên thế giới. Để tiết kiệm chỗ cũng nhu thường tổ chức kho đóng
• Ở Việt Nam, từ những năm 80 trở lại đây, hầu hết các thư viện và trung tâm thông tin đểu tổ chức kho đóng vì để tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản

Tổ chức kho đóng có ưu nhược điểm sau:

• Ưu điểm: tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ, cỡ, nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng
• Nhược điểm: độc giả không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư, kém hứng thú bạn đọc đến ít hơn. Do sách xếp theo khổ, cỡ và số đăng ký cá biệt, nên những sách xếp giá cạnh tranh không có mối liên hệ với nhau về nội dung thậm chí sách văn học có thể cạnh sách toán học

Theo cách này các tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho. Nhìn kho sách ta không có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu. Do đó thư viện không thể sử dụng việc sắp xếp này để nghiên cứu vốn tài liệu và hướng dẫn đọc cho bạn đọc.

Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả

Tổ chức kho mở:

Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới. Kho mở là kho độc giả được trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Đây là hình thức độc giả rất hứng thú. Ngày nay, xu thế chung trên thế giới về tổ chức kho mở để giới thiệu trực tiếp kho sách, bạn đọc thích thú hơn, dễ thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc hơn, bạn đọc đến nhiều hơn vì dễ thỏa mãn, không phải tra tìm, không phải viết phiếu, không phải chờ đợi mất thời gian

Ở Việt Nam từ những năm 90 trở lại đây mới tổ chức kho mở. Hiện nay kho mở được tổ chức ở nhiều loại hình thư viện khác nhau: Thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, đa ngành: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ, Trung tâm Học liệu Đại học Thái Nguyên…

Tổ chức kho mở có các ưu, nhược điểm như sau:

• Ưu điểm:
  • độc giả được trực tiếp tiếp cận với kho tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung  tương tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọc luôn cảm thấy không mất thời gian, không phải phiền hà đến thủ thư. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu độc giả, độc giả thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng. Cán bộ thư viện không phải trực tiếp nhận  phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
  • Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại DDC để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan.
• Nhược điểm: mất nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá đêu phải có ngăn rộng cỡ sách khổ lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp cạnh tranh, mất nhiều diện tích. Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do bạn đọc lấy ra vào nhiều

Tóm lại: Ngày nay khi mà nhu cầu của người dùng tin càng tăng cao thì sự phục vụ cho người dùng tin phải được đáp ứng. Chính vì vậy các thư viện Việt Nam đã mạnh rạn đầu tư trang thiết bị để làm kho mở để phục vụ nhu cầu cần thiết nhất của độc giả
Việc phát triển kho mở tại các thư viện lớn cần phải được nhân rộng trong cả nước trong tất cả các trường Đại học dân lập và công lập

Tài liệu tham khảo:

• 1.    Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện.-H.:Văn hóa Thông tin.2002.-630tr.
• 2.    Nguyễn Minh Hiệp. Sổ tay quản lý thông tin thư viện.-TPHMC.:ĐHQG,2002
• 3.    Bảo quản tài liệu; Tài liệu dịch/Thư viện Anh Quốc.-H.:TVQG,1995.-72tr.
• 4.    Varonko K.L. Tổ chức kho sách và hệ thống mục lục.-M.:Sách,1990.-390tr.
• 5.    Grigorev.U.V.Tổ chức kho sách thư viện/Grigorev.U.V.người dịch Hồ Tuyến.-M.:sách.1976.-363tr.

Phùng Ngọc Sáng