Thư viện là nơi lưu trữ các di sản thành văn của nhân loại ra đời cách đây mấy ngàn năm. Các tài liệu đã được nhiều thế hệ thu thập và tổ chức thành các kho tài liệu. Đồng thời với công việc đó là vấn đề bảo vệ cho các tài liệu không bị hư hỏng, mất mát.

Tuy nhiên, chỉ cách đây 30 năm, bảo quản tài liệu mới được phát triển thành một nghề với đầy đủ ý nghĩa của nó. Ngày nay người ta coi nghề làm bảo quản là một nghề sáng tạo. Thật đúng như vậy, muốn bảo vệ tốt tài liệu phải sử dụng kiến thức của nhiều ngành tri thức khác nhau, đặc biệt là hóa học, vật lý và sinh học. Đồng thời các phương pháp bảo quản cũng luôn luôn được nghiên cứu và đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thư viện và khoa học công nghệ hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản tài liệu cũng thu được nhiều kết quả khả quan.

Việc bảo quản tài sản của cơ quan thư viện được phân chia thành 2 loại: bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung và bảo quản phục chế nhằm khắc phục tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu. Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật, tài liệu sưu tầm.

Về thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu

Các nghiên cứu vê bảo quản có thể chia thành các nhóm sau:

• Môi trường
• Nhà cửa và kho tàng bảo quản
• Các tác nhân phá hoại tài liệu
• Các phương pháp bảo quản và sửa chữa tài liệu
• Các quy trình và thao thác bảo quản
• Chuyển dạng tài liệu để bảo quản

Công tác bảo quản tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng.
Công tác bảo quản giữ gìn vốn tài liệu thư viện, gìn giữ di sản thành văn của dân tộc.
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố hình thành nên thư viện. Vốn tài liệu được các thư viện xây dựng trong suốt quá trình hoạt động. Tuy nhiên, tài liệu được lưu giữ trên các đồ vật liệu rất dễ bị hủy hoại. Theo tài liệu được công bố trong Hội thảo Bảo quản tài liệu quý hiếm trong hệ thống thư viện công cộng, họp tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2002 thì tình trạng của các tài liệu quý hiếm trong hệ thống thư viện công cộng như sau:

• Bị ẩm mốc: 15%
• Bị ố vàng, giòn, rách: 80%
• Bị chuột cắn, mối mọt: 5%

Đó là hệ quả của việc công tác bảo quản tài liệu chưa được chú trọng đúng mức như trong tài liệu trên đã chỉ ra có khoảng 20 % thư viện tỉnh, thành phố có kho bảo quản riêng. Thiết bị bảo quản chủ yếu cũng chỉ là quạt thông gió, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm…. còn các thiết bị đo đếm, khống chế độ ẩm và nhiệt độ hầu như không có.

Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện

Nguồn lực thông tin của các thư viện được xây dựng từ nhiều nguồn khác nhau và được tích lũy dần dần. Công tác bảo quản góp phần gìn giữ nguồn thông tin đó, đảm bảo nguồn thông tin luôn ở trạng thái tốt sẵn sàng phục vụ. Đồng thời với các phương thức chuyển dạng tài liệu, công tác bảo quản tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin giữa các thư viện được thuận lợi.

Công tác bảo quản góp phần tiết kiệm ngân sách dành cho thư viện

Công tác bảo quản góp phần giữ gìn các tài liệu thư viện tránh mất mát, hư hỏng. Rất nhiều tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm nếu không được bảo quản tốt sẽ bị hư hỏng và phải bỏ ra một số tiền lớn mới có thể mua được bản khác. Mặt khác nếu công tác bảo quản không tốt, để xẩy ra hỏa hoạn hoặc một thảm họa nào đó thì số tiền dùng để khắc phục hậu quả sẽ không thể tính được.

Giải  pháp bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu phải được xem xét ngay từ khâu chọn vị trí, thiết kế xây dựng trụ sở thư viện, mua sắm trang thiết bị và bố trí kho tàng và gắn liền với thư viện trong suốt quá trình tồn tại và hoạt động.

 Lập kế hoạch bảo quản

Lập kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc quản lý các tư liệu thu thập được, đòi hỏi phải xác định được các trường họp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ các nguồn vốn để thực thi.

Mục đích của việc lập kế hoạch là xác định được một quy định hoạt động cho phép thư viện lập được một chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai. Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên làm, nhờ đó mà vốn tài liệu có thể được phân bổ một cách hợp lý.

 Xác định nhu cầu

Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của thư viện và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.

Những thông tin này phải được đưa ra trong các báo cáo khảo sát:

• -    Khảo sát phải đánh giá các chủ trương, việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng đến công tác bảo quản các tư liệu lưu trữ
• -    Khảo sát phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ các tư liệu lưu trữ, phải chỉ ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó, cũng như bằng cách nào để bảo quản các tư liệu đó lâu dài.
• -    Khảo sát cũng phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ thể, phải đề xuất được các hoạt động đáp ứng được yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các hoạt động đã được đề xuất

Toàn bộ tòa nhà lưu trữ vốn tư liệu cũng phải khảo sát. Cần phải xác định được những rủi ro đối với tư liệu thu thập, phải tính đến các yếu tố như môi trường, an ninh, vấn đề sử dụng trông coi, xử lý bảo quản, các chủ trương và việc thực hiện. Bản thân tòa nhà dùng để lưu trữ các tư liệu cũng được coi là một phần của công tác bảo quản, đặc biệt nếu đó là các tòa nhà có kết cấu mang tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc cao. Trong trường hợp này các hoạt động bảo quản tòa nhà cũng phải được coi trọng như các hoạt động bảo quản vốn tư liệu.

• + Khảo sát các điều kiện bảo quản
• Khảo sát này đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axit, về độ giòn của giấy, về mức độ mất chữ, về sự xuống cấp của các văn bản, các trang bìa hỏng
• + Khảo sát môi trường
• Để có được các dữ liệu xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm trong ngày và trong năm. Công việc này có thể nhờ vào sự hỗ trợ của các cơ quan chuyên môn
• + Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng
• Kết cấu tòa nhà cũng cần phải được khảo sát về hệ thống cảnh báo cháy nổ, các hệ thống an ninh, cũng cần phải đào tạo người sử dụng và nhân viên trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và đánh giá các thiết bị lưu trữ.

Tất cả những thông tin trên phải được ghi lại trong các báo cáo khảo sát chính thức một cách rõ ràng, dễ hiểu và được trình bầy theo khuôn mẫu thống nhất đảm bảo mọi thông tin phải được cập nhật một cách chính xác và dễ dàng.

Kế hoạch bảo quản

Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập được một kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản

• -    Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu cầu của việc thu thập tư liệu
• -    Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu để ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một cách thức hợp lý và hiệu quả; là công cụ để đạt được những việc cần làm trong một giai đoạn đã định. Kế hoạch đó giúp duy trì liên tục và nhất quán qua thời gian của một chương trình bảo quản.
• -    Kế hoạch phải thể hiện vai trò và tầm quan trọng của việc bảo quản
• -    Kế hoạch là một sự trợ giúp cần thiết trong việc đảm bảo những nguồn vốn đã có để hỗ trợ thực hiện những việc cần làm
• -    Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lại
• -    Kế hoạch bảo quản cần phải khớp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan
• -    Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ quan
• -    Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, phức tạp và chi tiết. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan đó.

Giải quyết vấn đề môi trường

Vấn đề môi trường có liên quan đến cả vị trí của thư viện và việc giải quyết chung của toàn khu vực.  Thư viện có thể giải quyết vấn đề về môi trường trong kho lưu trữ của mình.

 Lắp đặt trang thiết bị

Cần đảm bảo những đặc tính quan trọng nhất của thiết bị, phải đúng thiết kế, cụ thể là:

• -    Công suất: phân bổ không khí, làm mát, hút ẩm
• -    Kích cỡ: có phù hợp với không gian lắp đặt hay không
• -    Độ ồn: máy càng to công suất hoạt động cao thì độ ồn càng lớn
• -    Độ tin cậy: phải có dịch vụ sửa chữa và bảo hành dài hạn cho sản phẩm
• -    Lắp đặt thiết bị: cần kiểm tra xem việc lắp đặt thiết bị có đúng cách không

Nhiệt độ và độ ẩm

Lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tư liệu lưu trữ một cách đáng kế. Thiết bị điều chỉnh khí hậu được xếp theo độ phức tạp: từ máy điều hòa, máy tạo độ ẩm, máy hút ẩm cho từng phòng đến các hệ thống điều hòa trung tâm cho các tòa nhà để có thể lọc, làm mát, sửa ấm, tạo ẩm và hút ẩm không khí. Toàn bộ tòa nhà cũng cần được bảo dưỡng tốt, cần hàn gắn, tu sửa các vết rạn nứt ngay khi mới xuất hiện. Cửa đi và cửa sổ bên ngoài phải bịt các khe gió và phải đóng kín để tránh lưu thông với không khí ngoài trời

Kho lưu trữ

 Vật liệu dùng cho thiết bị lưu trữ

• + Gỗ: để làm giá dựng sách, báo tạp chí trong thư viện
• + Đồ sứ có tráng men
• + Thiết bị có lớp vỏ bọc dạng bột
• + Nhôm siêu nhẹ: rất đắt tiền nhưng sử dụng thuận lợi
• + Thép mạ crôm

 Phương pháp lưu trữ tài liệu

Tuổi thọ của các kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây:

• -    Sách: không bao giờ đặt sách dựa trực tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất là 7,5 cm để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng và tránh ngưng đọng hơi ẩm. Sách đặt trong tủ kín cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản thân tủ sách phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm.
• Sách phải dựng đứng trên giá, không để sách dựng nghiêng về phía này hay về phía kia. Nếu giá sách không đầy nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách thẳng đứng. Không xếp sách vượt ra ngoài mép của giá mà phải dùng giá sách có cỡ phù hợp. Không nên xếp sách theo chiều nằm. Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ.
• -    Tài liệu rời: Các loại giấy chất lượng tốt không được xếp chung với giấy chất lượng kém
• -    Các tài liệu quá khổ: bao gồm các bản vẽ kiến trúc , bản đồ, các bản in lớn, giấy dán tường nên đặt chúng vào các ngăn của hộp đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất lượng và đạt yêu cầu
• -    Giấy báo in: các mẩu báo, photo hoặc chụp vi phim, các mẩu tin ngắn
• -    Ảnh :chúng ta nên dùng nhựa Plastic rồi ép chúng lại và làm thành Album để bảo quản chất lượng ảnh được bền lâu và tốt hơn

Phục chế tài liệu

Phục chế tài liệu là các dạng hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu của tài liệu về mặt vật chất và thẩm mỹ. Phục chế tài liệu là công việc khó khăn và tốn nhiều công sức với sự trợ giúp của nhiều trang thiết bị hiện đại và hóa chất.

 Keo dán

Sử dụng chất keo thích hợp là việc làm cần thiết. Bất kỳ một chất keo nào được dùng cho việc sửa chữa các các tài liệu bằng giấy đều phải có các thuộc tính sau:

• -    Đủ độ chắc chắn: phải giữ được tài liệu trong một thời gian dài
• -    Không ngả mầu

 Đóng sách

Sách có giá trị khác nhau và được sử dụng cũng khác nhau, do vậy cần lựa chọn cách đóng thích hợp khi chúng bị rách nát hoặc qua phục chế, sửa chữa.

Như vậy, việc bảo quản và phục chế tài tài liệu ở các thư viện hiện nay là rất cần thiết. Tuy nhiên để có thể bảo quản và phục chế  một cách toàn diện không phải thư viện nào cũng làm được, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đã nêu ở bên trên. Một thư viện phát triển tốt thì cũng cần phải quan tâm hơn nữa cho việc bảo quản và phục chế tài liệu.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.    Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện.-H.:Văn hóa Thông tin.2002.-630tr.
2.    Nguyễn Minh Hiệp. Sổ tay quản lý thông tin thư viện.-TPHMC.:ĐHQG,2002
3.    Bảo quản tài liệu; Tài liệu dịch/Thư viện Anh Quốc.-H.:TVQG,1995.-72tr.
4.    Varonko K.L. Tổ chức kho sách và hệ thống mục lục.-M.:Sách,1990.-390tr.
5.    Grigorev.U.V.Tổ chức kho sách thư viện/Grigorev.U.V.người dịch Hồ Tuyến.-M.:sách.1976.-363tr.

Phùng Ngọc Sáng